Известие относно поверителността, предназначено за служители

Известие относно личните данни

Това известие предоставя информация относно обработката на Вашите лични данни от VOLVO.

Компанията, в която работите („VOLVO“), е администраторът на личните данни, които VOLVO получава от Вас и другите източници, описани по-долу. Фактът че VOLVO е администратор, означава, че взема решение относно целта и средствата за обработката на личните Ви данни. VOLVO носи отговорност за обработката на личните Ви данни съгласно приложимите закони и нормативни разпоредби за защита на данните. Обработката на личните Ви данни от VOLVO е необходима с оглед на факта, че Вие работите във VOLVO. Ако имате въпроси във връзка с обработката на личните Ви данни от VFS, моля, свържете се с отговорника за защитата на данните във VOLVO.

 

VOLVO може да обработва следните категории лични данни. Моля, имайте предвид, че не е задължително VOLVO да обработва всички посочени по-долу лични данни. Моля, имайте предвид, че примерите, посочени под всяка категория, не са изчерпателни.

 

Индивидуални данни, като например име, дата на раждане, номер на социалната осигуровка (или еквивалентен номер), пол, националност, предпочитан език, семейно положение, снимка.

Организационни данни, като например номер на служителя, длъжностна характеристика, позиция, месторабота, бизнес единица, отдел, мениджър, преки подчинени.

Данни за контакт, като например служебен адрес, домашен адрес, имейл адрес, телефонен номер.

Данни за възнаграждения и обезщетения, като например заплата, преразглеждания на заплата, данъчни удръжки, информация за пенсия, данни за банкова сметка.

Административни данни за трудови правоотношения, като например трудов договор и други споразумения между Вас и VOLVO, заявления или други формуляри, свързани например с отпуск по майчинство, информация относно датата на назначаване и датата на прекратяване на трудовото правоотношение.

Данни за време, като например работно време, изработено време, отпуск, отсъствия от работа (отпуск по майчинство, отпуск по болест и др.).

Данни за членство в синдикални организации, ако е приложимо и уместно.

Данни за сигурност, като например карти за достъп, права за достъп и използване на картите и правата за достъп.

Данни за здравословно състояние и безопасност, като например информация за отпуск по болест, рехабилитационни планове, трудови инциденти, здравни прегледи.

Данни за производство/ремонт/обслужване, като например проследяване и регистриране на дейности, предприети от Вас във връзка с производство, поддръжка, ремонт или обслужване на автомобили.

Данни за изпълнение и оценяване, като например записи за оценявания, атестации и дисциплина, ако има.

Данни за компетенции, като например документи за обучения и учебни дейности.

Административни данни за пътувания, като например информация за командировки, подробности за резервации, номер на паспорт, номер на фирмена кредитна карта, фактури за пътувания и командировъчни.

Данни от отдела за помощ и поддръжка, като например въпроси от Вас/Вашия мениджър/ЧР, свързани с трудовото Ви правоотношение или ИТ оборудването или поддръжката, които са Ви предоставени във връзка с него.

Данни, свързани с ИТ, като например идентификатор на потребител, пароли, данни за влизане, както и данни и регистрационни файлове относно използването на ИТ оборудване, приложения или услуги на VOLVO, съгласно ИТ правилата на VOLVO, приложими към дадения момент.

 

Изрично се подчертава, че членството в синдикални организации и някои аспекти на данните за здравословно състояние и безопасност се считат за чувствителни данни съгласно приложимите закони за защита на данните и трябва да се обработват с повишено внимание. Също така изрично се подчертава, че чувствителни данни трябва да се обработват само в случай на законово задължение, разрешено от колективен трудов договор, и/или изрично съгласие.

 

Моля, имайте също предвид, че някои данни, генерирани от автомобила (например номер на автомобила/номер на рамата, сигнали и др.), се генерират автоматично, когато използвате притежаван от Volvo продукт, например товарен автомобил. VOLVO обаче не използва такива данни, освен ако използването не е свързано с изпитателни дейности, решаване на проблеми с качеството или разработване на продукти. Моля, имайте предвид, че този раздел не се отнася за фирмени автомобили.

 

Освен това VOLVO може да обработва ограничено количество лични данни (име и данни за контакт) на лица, посочени от Вас, с които VOLVO да се свърже в спешен случай. В някои държави може да се обработват също и данни за близки родственици за определени цели, свързани с обезщетения и/или изисквания на трудовото законодателство.

VOLVO ще обработва личните Ви данни на базата на едно от следните правни основания, вижте допълнителни подробности по-долу.

 

Правно задължение. Например законът може да задължава VOLVO да съобщава дохода Ви на данъчните власти.

 

Договорно задължение. Например VOLVO трябва да обработва личните Ви данни, за да може да Ви плаща договорената заплата.

 

Законен интерес. Законният интерес на VOLVO обикновено е да управлява ежедневните си дейности, да защитава обектите и оборудването си и да поддържа вътрешен контрол. За да базира обработването си на лични данни въз основа на законен интерес, VOLVO прави оценка на всеки един отделен случай. Например VOLVO трябва да обработва определени лични данни, за да може да администрира командировките Ви, като в този случай законният интерес на VOLVO е да управлява ежедневните си дейности; или VOLVO трябва да обработва определени лични данни, за да прегледа състоянието на ИТ оборудването си, в който случай законният интерес на VOLVO е да защити оборудването си.

 

В изключителни случаи и само когато не може да се приложи друго правно основание, VOLVO може да поиска Вашето изрично съгласие да обработва личните Ви данни.

 

VOLVO ще обработва личните Ви данни, както е посочено в примерите по-горе, за следните общи цели. Моля, имайте предвид, че примерите, посочени под всяка цел, не са изчерпателни.

 

Администриране (обикновено се базира на договорно задължение и/или законен интерес)

 

Предоставяне на възможност за регистрирането Ви в системи на VOLVO и общо администриране на трудовите Ви правоотношения с VOLVO.

 

Предоставяне на възможност за правилно използване на лицензи.

 

Предоставяне на възможност за поддържане на актуална организационна диаграма и досие на служителите, включително изготвянето на вътрешни отчети и статистика.

 

Предоставяне на възможност за плащане на заплата, пенсия и други обезщетения на Вас, както и преразглеждания на заплатата, включително изготвяне на вътрешни отчети и статистика.

 

Предоставяне на възможност за проследяване на проекти.

 

Съобщаване (обикновено се базира на правно задължение и/или законен интерес)

 

Предоставяне на възможност за съобщаване на органите според изискванията на закона, като например на данъчна служба.

 

Предоставяне на възможност за проследяване на работното Ви време/отсъствията от работа/отпуските за целите на възнаграждение и фактуриране.

 

Изискване на трудовото законодателство (обикновено се базира на правно задължение)

 

Предоставяне на възможност за изпълнението на задълженията на VOLVO по колективни трудови договори със синдикални организации или съгласно трудовото законодателство.

 

Работна среда и безопасност на продуктите (обикновено се базира на правно задължение и/или законен интерес)

 

Предоставяне на възможност за изпълнение на задълженията на VOLVO за предоставяне на безопасна работна среда (включително контрол и предотвратяване на неразрешен достъп до сградите и оборудването на VOLVO) и други задължения за работната среда, посочени от законите за работната среда или трудовото законодателство.

 

Предоставяне на възможност за изпълнение на задълженията на VOLVO, свързани с безопасността и качеството на продуктите.

 

Развитие на служителите (обикновено се базира на правно и/или договорно задължение и/или законен интерес)

 

Предоставяне на възможност за дейности, свързани с развитието/усъвършенстването на компетенциите, както и оценки и атестации на изпълнението.

 

Предоставяне на възможност за и предлагане на обучение и учебни дейности.

 

Дейности, свързани с работата на служителите (обикновено се базират на правно и/или договорно задължение и/или законен интерес)

 

Предоставяне на възможност за изпълнението на работните Ви задачи, като например писане на имейли, изготвяне на документи, отчети, презентации, чертежи и др.

 

Предоставяне на възможност за командировки.

 

Предоставяне на възможност за отговаряне на въпроси от Вас/Вашия мениджър/ЧР, свързани с трудовото Ви правоотношение или ИТ оборудването/услугите или предоставянето на поддръжка, необходима за изпълнението за работните Ви задачи.

 

Предоставяне на възможност за проследяване на правилата на VOLVO, включително Кодекса за поведение на Volvo Group и ИТ правилата на VOLVO, приложими към дадения момент, за да се гарантира, че тези правила се спазват, и за да се разследват предполагаеми забранени дейности.

 

Научни изследвания и разработка и решаване на проблеми с качеството (обикновено се базират на законен интерес)

 

Предоставяне на възможност за дейности, свързани с научни изследвания и разработка, във връзка с продуктите на Volvo (напр. товарни автомобили), включващи използването на данни, генерирани от автомобила, когато сте използвали продукт, който е собственост на Volvo (вижте по-горе).

 

Предоставяне на възможност за решаване на проблеми с качеството, свързани с продуктите на Volvo (напр. товарни автомобили), включващи използването на данни, генерирани от автомобила, когато сте използвали продукт, който е собственост на Volvo (вижте по-горе).

VOLVO ще получава личните Ви данни предимно от Вас, мениджъра Ви или ЧР или която и да е трета страна, към която сте ни насочили да получаваме личните Ви данни. Някои лични данни може също така да се генерират автоматично от ИТ системата на VOLVO или от еквивалентна система, например при създаване на идентификатора Ви на потребител за системите на VOLVO.

VOLVO обикновено няма да споделя личните Ви данни с други лица извън Volvo Group, освен ако не се изисква от закон, подзаконов акт или колективен трудов договор. Ако обаче е необходимо за изпълнение на целта на обработването на лични данни, VOLVO може да споделя личните Ви данни с друга компания от Volvo Group, включително такава извън ЕС/ЕИЗ. Освен това, ако е необходимо за изпълнение на целта на обработването на лични данни, Volvo може да споделя личните Ви данни с доставчици, явяващи се трети страни, включително такива извън ЕС/ЕИЗ. Във всички случаи VOLVO ще положи всички разумни усилия, за да се увери, че са налице подходящи гаранции, които предоставят адекватни нива на защита на личните Ви данни, както се изисква от приложимите закони за защита на данните. Това например може да включва използването на междуфирмени или външни споразумения за обработване на данни въз основа на одобрените стандартни договорни клаузи на ЕС или Щита за личните данни в отношенията между ЕС и САЩ или други такива механизми, доколкото бъдат признати или одобрени от съответните органи в даден момент. Ако имате въпроси относно предаването, свържете се с длъжностното лице по защита на данните на VOLVO.

VOLVO обикновено ще съхранява личните Ви данни за срока на действие на трудовото правоотношение. След изтичане на този срок VOLVO ще запази само личните данни, които се считат за необходими за изпълнение на целите, за които са били събрани, и само дотолкова или докато тази цел бъде изпълнена, или, ако е за по-дълго, за такъв период, който може да се изисква за спазване на местните законови и данъчни задължения или задължения за обезщетения или за удовлетворяване на законови изисквания в случай на действителен, потенциален или очакван спор или иск.

Имате право да поискате достъп до личните си данни Имате също така правото да поискате от VOLVO да коригира или изтрие личните Ви данни, или да ограничи обработката им. Можете също така да възразите срещу обработката от страна на VOLVO на личните Ви данни или да поискате преносимост на данните. Имайте предвид обаче, че VOLVO може не винаги да са длъжни да изпълнят искането за изтриване, ограничаване, възражение или преносимост на данните. Във всеки отделен случай ще бъде направена оценка на правните задължения на VOLVO и на изключенията по отношение на такива права.

Повече информация относно правата на субекти на данни